¿Qué es un estado de cuenta?
Un resumen continuo de lo que se ha facturado a un cliente, lo que ha pagado y lo que todavía debe
Lo que muestra un estado
Un estado es un libro mayor para un cliente durante un período determinado.
- Tus datos y los del cliente
- La fecha del estado y el período que cubre
- El saldo llevado del período anterior
- Cada factura emitida, con su número, fecha y monto
- Cada pago recibido y cada nota de crédito aplicada
- El saldo final, y cualquier parte de este que esté vencida
Cuándo enviar uno
Los estados son adecuados para clientes que facturas con frecuencia, porque de otro modo tendrían que sumar muchas facturas por sí mismos.
- Al final de cada mes para clientes habituales
- Cuando un cliente pregunta qué facturas están aún impagas
- Junto con un recordatorio de pago, para que el cliente vea cada item abierto en un solo lugar
- Cuando los registros del cliente y los tuyos no concuerden
Un ejemplo trabajado
Un cliente comienza el mes debiendo 400,00. Emites INV-0051 por 1.000,00 e INV-0053 por 250,00. Ellos pagan 400,00 y aplicas la nota de crédito CN-0003 por 50,00.
Saldo final: 400,00 + 1.000,00 + 250,00 - 400,00 - 50,00 = 1.200,00.
¿Estado o factura?
Una factura es la solicitud de pago por una venta particular. Un estado es un resumen y generalmente no es un sustituto de las facturas mismas, así que sigue enviando una factura por cada venta.
Guías y términos relacionados
Preguntas Frecuentes
¿Qué es un estado de cuenta?
Un resumen de las facturas, pagos y créditos de un cliente durante un período, con el saldo aún adeudado.
¿Es un estado de cuenta lo mismo que una factura?
No. Una factura solicita el pago por una venta. Un estado enumera todo lo que ha sucedido en la cuenta y el saldo resultante.
¿Con qué frecuencia debo enviar un estado?
Mensualmente es común para clientes regulares. También puedes enviar uno cada vez que un cliente pregunte cómo está su cuenta.
¿Puede un estado reemplazar el envío de facturas?
Normalmente no. Sigue emitiendo una factura por cada venta y utiliza el estado como un resumen adicional.
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