What Is an Invoice?
Significado, lo que incluye y un ejemplo simple
Definición
Una factura es un documento que un vendedor envía a un comprador para solicitar el pago de bienes o servicios ya suministrados. Detalla lo que se proporcionó, cuánto se debe, y cuándo y cómo pagar. Una vez enviada, también se convierte en un registro para las cuentas y las declaraciones de impuestos de ambas partes.
En resumen: el vendedor emite la factura, el comprador la paga, y ambos mantienen una copia.
Factura vs cuenta vs recibo vs cotización
| Documento | Enviado por | Cuando | Propósito |
|---|---|---|---|
| Factura | Vendedor | Después del trabajo o venta | Solicita el pago |
| Cuenta | Vendedor | Después del trabajo o venta | Otra palabra para una factura — a menudo utilizada por el cliente que la recibe |
| Recibo | Vendedor | Después del pago | Confirma que se recibió el pago |
| Cotización / estimación | Vendedor | Antes del trabajo | Propone un precio para que el cliente lo acepte |
Lo que incluye una factura
- La palabra "Factura" y un número de factura único
- La fecha en que se emitió y la fecha de vencimiento del pago
- El nombre de tu negocio, dirección y datos de contacto
- Tu número de impuestos (por ejemplo, VAT o GST) si estás registrado
- El nombre y dirección de tu cliente
- Una descripción de cada artículo o servicio, con cantidad y precio
- Subtotal, cualquier descuento, impuesto, y el monto total a pagar
- Términos de pago y cómo pagar (detalles bancarios o un enlace de pago)
Un ejemplo simple de factura
Factura #INV-0042
Emitida el 1 de marzo · Vencimiento el 31 de marzo (Net 30)
Tipos comunes de factura
Factura estándar
La factura cotidiana por trabajo realizado o bienes vendidos.
Factura proforma
Una factura preliminar enviada antes de la entrega para que el comprador pueda organizar el pago o la aduana.
Factura de impuestos (VAT / GST)
Una factura que cumple con las reglas fiscales de su país, mostrando los números de impuestos y el impuesto cobrado.
Factura recurrente
Enviada automáticamente según un calendario para retenedores y suscripciones.
Nota de crédito
Reduce o cancela una factura que ya ha emitido, para reembolsos o correcciones.
Cómo crear una factura
- 1 Agregue sus detalles y los detalles de su cliente.
- 2 Liste lo que suministró, con cantidades, precios y cualquier impuesto.
- 3 Establezca una fecha de vencimiento y un método de pago, luego envíelo como un PDF.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el significado de una factura?
Una factura es una solicitud de pago. El vendedor se la envía al comprador después de suministrar bienes o servicios, enumerando lo que se proporcionó, el monto adeudado y la fecha de vencimiento del pago.
¿Es una factura lo mismo que una cuenta?
Sí, en su mayoría. "Factura" es el término del vendedor para el documento que solicita el pago; "cuenta" es a menudo como el cliente se refiere al mismo documento.
¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?
Una factura pide el pago antes de que se realice. Un recibo confirma que el pago ya ha sido recibido.
¿Necesito un negocio registrado para enviar una factura?
No. Los freelancers y comerciantes individuales pueden enviar facturas en la mayoría de los países. Si está registrado para VAT o GST, sus facturas deben incluir su número de impuestos y seguir las reglas de facturación de su país.
¿Es una factura un documento legal?
Una factura es un registro de una venta y el monto adeudado. No es un contrato por sí solo, pero es evidencia de lo que se acordó y se proporcionó, y las autoridades fiscales se basan en ella, así que guarde copias de cada factura que envíe.
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