Cómo Crear una Factura
7 pasos, un ejemplo práctico y plantillas gratuitas en Word y Excel
Para crear una factura, coloca los detalles de tu negocio y de tu cliente en la parte superior, asígnale un número de factura único, añade la fecha de la factura y la fecha de vencimiento, enumera cada artículo con su cantidad y precio, muestra el subtotal, el impuesto y el total, luego indica cómo pagar. Guárdala como PDF y envíala.
Última actualización 10 de octubre de 2026
También puedes escuchar que esto se llama crear o emitir una factura. Es el mismo trabajo: un documento que pide a un cliente que pague por el trabajo que has hecho o los bienes que has suministrado. ¿Nuevo en el término? Mira qué es una factura.
Cómo crear una factura en 7 pasos
Sigue estos pasos en orden y tendrás una factura completa. Cada paso es una parte del documento final, como se muestra en el ejemplo a continuación.
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1
Añade los detalles de tu negocio
Coloca el nombre de tu negocio, dirección y detalles de contacto en la parte superior, con tu logo si tienes uno. Si estás registrado para impuestos, añade tu número de registro o número de IVA también. -
2
Añade los detalles de tu cliente
Añade el nombre o la empresa del cliente, su dirección de facturación y un email de contacto. Si te dieron un número de orden de compra o proyecto, inclúyelo para que su equipo de contabilidad pueda emparejar la factura. -
3
Asigna un número de factura y fechas
Asigna a cada factura un número único en secuencia, como INV-0001, luego añade la fecha de la factura y la fecha de vencimiento. Nuestra guía sobre números de factura cubre los formatos que la gente utiliza. -
4
Enumera por qué estás cobrando
Añade una línea por cada artículo o servicio con una descripción clara, la cantidad o horas, el precio por unidad y el total de la línea. Descripciones específicas dejan menos espacio para que el cliente cuestione. -
5
Suma el subtotal, el impuesto y el total
Suma las líneas para obtener un subtotal, resta cualquier descuento, luego añade el impuesto como una línea separada. El total a pagar es la cantidad que el cliente debe pagar. -
6
Indica cómo y cuándo pagar
Indica tus condiciones de pago (por ejemplo, Net 14 o Net 30), la fecha de vencimiento, cómo pagar (detalles bancarios o un enlace de pago) y cualquier cargo por retraso que hayas acordado. Consulta la guía sobre condiciones de pago de facturas para las opciones. -
7
Guárdala como PDF y envíala
Revisa las cifras y la ortografía, guarda la factura como PDF para que el diseño no cambie y envíala por email al cliente. Guarda una copia para tus registros.
Ejemplo de factura
Aquí hay una factura terminada con cada parte de los pasos anteriores. Las cifras son solo un ejemplo. Las tasas de impuestos dependen de dónde estés y si estás registrado.
Factura INV-0042 · Estudio de Diseño Ejemplo a Northwind Ltd
| Descripción | Cant. / hrs | Tarifa | Total |
|---|---|---|---|
| Diseño de página de inicio (2 rondas de revisiones) | 1 | 600.00 | 600.00 |
| Plantillas de página de producto | 3 | 150.00 | 450.00 |
| Ediciones de texto | 4 hrs | 40.00 | 160.00 |
| Subtotal | 1,210.00 | ||
| Descuento (cliente recurrente) | -60.00 | ||
| Impuesto (tasa de ejemplo 20%) | 230.00 | ||
| Total a pagar | 1,380.00 | ||
Emitida el 1 de marzo · Vencimiento el 15 de marzo (Net 14) · Pagar por transferencia bancaria · Referencia INV-0042
Leyendo el ejemplo
- El número de factura y las fechas provienen del paso 3.
- Los tres artículos de la línea, cada uno con una cantidad, tarifa y total, son el paso 4.
- Subtotal, descuento, impuesto y total a pagar son el paso 5.
- La línea de términos al final, con la fecha de vencimiento y cómo pagar, es el paso 6.
Haz una factura en Word, Excel o Google Docs
¿Prefieres tu propio software? Descarga una plantilla de factura en blanco y complétala o abre una de las guías de formato a continuación.
Descargar esta plantilla
Gratis para descargar, sin registro ni correo electrónico requerido.
La versión de Word es totalmente editable: añade tu logo, colores y términos.
La versión de Excel calcula automáticamente los totales de línea, impuestos y el total general.
¿Prefieres no descargar? Rellena en línea y exporta un PDF. Crea una factura en línea
Plantilla de factura en Word
Una factura editable en Word. Agrega tu logo, colores y términos.
Plantilla de factura en Excel
Una factura en Excel que calcula los totales de línea, el impuesto y el total general por ti.
Plantilla de factura en Google Docs
Copia una factura de Google Docs en tu propio Drive y edítala allí.
Haz una factura en línea gratis
La forma más rápida es un generador de facturas en línea, porque hace las sumas y te da un PDF para enviar.
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1
Abre el generador de facturas gratuito
Ve al generador de facturas Zap Bill. No se necesita cuenta. -
2
Completa tus detalles
Añade tu negocio, tu cliente, los artículos por los que estás cobrando, cualquier descuento y tu número y tasa de impuestos. -
3
Revisa la vista previa en vivo
La factura se actualiza a medida que escribes, por lo que puedes ver el documento terminado y corregir cualquier cosa antes de guardarlo. -
4
Descarga el PDF y envíalo
Descarga el PDF y envíalo por email a tu cliente.
Añadiendo IVA, GST o impuesto sobre ventas
Si cobras impuestos, muéstralo claramente para que tu cliente pueda ver lo que está pagando. Las reglas difieren por país, así que verifica con tu autoridad fiscal o un contador.
| Qué mostrar | Ejemplo |
|---|---|
| Tu número de impuestos | Número de IVA, número de GST, ABN, EIN |
| La tasa de impuestos | 20% |
| El monto de impuestos, en su propia línea | 230.00 |
| El total incluyendo impuestos | 1,380.00 |
En el generador de Zap Bill puedes añadir tu número de impuestos, establecer la tasa de impuestos y elegir un título de "Factura de impuestos" y una fecha de punto fiscal. Si estás en el Reino Unido, "emitir una factura" significa lo mismo que crear y enviar una.
Plantilla de factura de IVA · Generador de facturas de GST · Guía de facturación para autónomos (Reino Unido)
Cómo numerar tus facturas
Cualquier sistema funciona mientras cada número sea único y se siga un orden.
| Formato | Ejemplo | Adecuado para |
|---|---|---|
| Secuencia simple | INV-0001, INV-0002 | Un solo flujo de trabajo |
| Prefijo de año | 2026-001, 2026-002 | Reiniciando el conteo cada año |
| Prefijo de cliente | ACME-001, ACME-002 | Varios clientes con trabajo repetido |
Nunca reutilices un número. Si cometes un error en una factura que has enviado, emite una nota de crédito en lugar de eliminarla. Consulta la guía sobre números de factura y lo que es una nota de crédito.
Errores comunes en facturas
Términos de pago en breve
- Due on receipt: Se espera el pago tan pronto como llegue la factura. Es adecuado para trabajos que se entregan de una vez.
- Net 7, Net 15, Net 30: El cliente tiene esa cantidad de días desde la fecha de la factura para pagar.
- Milestones: Divide un proyecto en facturas a medida que se termina cada etapa.
- Retainer: Una factura regular para un arreglo continuo.
Antes de enviar tu primera factura
Verifica cada uno de estos
- Tu nombre, dirección y datos de contacto están en la parte superior
- El nombre y la dirección de facturación del cliente son correctos
- El número de factura es único y está en secuencia
- La fecha de la factura y la fecha de vencimiento están ambas presentes
- Cada línea tiene una descripción clara, cantidad y precio
- El impuesto se muestra en su propia línea, si lo cobras
- El total a pagar es correcto y la moneda está clara
- Los términos de pago y cómo pagar están indicados
Cómo crear una factura: Preguntas frecuentes
¿Cómo hago una factura gratis?
Utiliza un generador de facturas en línea gratuito como el de Zap Bill: completa tus datos, revisa la vista previa y descarga el PDF, sin necesidad de cuenta. También puedes descargar una plantilla en blanco de Word o Excel y completarla tú mismo.
¿Puedo hacer una factura sin una cuenta?
Sí. En Zap Bill puedes crear una factura y descargar el PDF sin registrarte. Una cuenta gratuita añade clientes guardados, historial de facturas, tu logo, diseños de plantillas y el envío o compartición de una factura.
¿Qué debe incluir una factura?
Tus datos, los datos de tu cliente, un número de factura único, la fecha de la factura y la fecha de vencimiento, cargos detallados, el subtotal, el impuesto y el total, y cómo pagar. Lista de verificación: qué incluir en una factura
¿Cómo escribo una factura por primera vez?
Comienza desde una plantilla o un generador de facturas. Agrega tus datos y los del cliente, numérala INV-0001, lista lo que hiciste y lo que cuesta, suma el total, indica cuándo y cómo pagar, luego guárdala como PDF y envíala.
¿En qué formato debe estar una factura?
PDF es la opción usual porque el diseño no puede cambiar cuando el cliente la abre. Mantén una copia editable en Word o Excel si deseas reutilizarla.
¿Con qué número de factura debo empezar?
Cualquier número servirá, siempre que cada uno sea único y sigan en orden. Muchas personas comienzan en 0001 o utilizan un prefijo de año como 2026-001.
¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?
Una factura solicita un pago. Un recibo confirma que se ha realizado el pago. Guía: factura vs recibo
¿Qué significa "emitir una factura"?
Es otra forma de decir crear y enviar una factura, y es común en el Reino Unido.
¿Los contratistas y freelancers necesitan facturas diferentes?
Las partes principales son las mismas. Los contratistas a menudo añaden mano de obra y materiales como líneas separadas. Plantilla de factura para contratistas
¿Listo para crear tu primera factura?
Usa nuestro generador de facturas gratuito para crear facturas profesionales en minutos. ¡No se requiere registro!
¿Facturación para tu comercio o país?
Salta los pasos generales y comienza desde una plantilla adaptada a tu trabajo — pre-rellena con los campos que esperan tus clientes y la oficina de impuestos.
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