Ordine di Acquisto vs Fattura Due documenti essenziali nel ciclo di pagamento B2B — ecco cosa fa ciascuno
Definizioni rapide
Ordine di acquisto (OA)
Un documento che BUYER invia al SELLER per autorizzare un acquisto. Viene before il lavoro inizia.
Creato da: Buyer
Emesso: Prima dell'inizio del lavoro
Invoice
Un documento che SELLER invia al BUYER per richiedere il pagamento. Viene after il lavoro è completato.
Creato da: Seller
Emessa: Dopo il completamento del lavoro
Il flusso di pagamento B2B
L'acquirente invia l'OA
Autorizza l'acquisto
Il venditore conferma
Riconosce l'OA
Il venditore consegna
Merci o servizi forniti
Il venditore invia la fattura
Fa riferimento al numero OA
L'acquirente paga
Pagamento regolato
Differenze chiave
| Ordine di acquisto | Invoice | |
|---|---|---|
| Chi lo crea | L'acquirente | Il venditore |
| Quando viene emesso | Prima dell'inizio del lavoro | Dopo il completamento del lavoro |
| Purpose | Autorizzare un acquisto | Richiedi il pagamento |
| Contains | Descrizione, quantità, prezzo concordato, termini di consegna | Addebiti dettagliati, imposte, totale dovuto, termini di pagamento |
| Legalmente vincolante? | Sì, una volta che il venditore accetta | Sì — crea un obbligo di pagamento |
Quando non hai bisogno di un OA
- La maggior parte del lavoro freelance o al consumo — i privati e le piccole imprese raramente utilizzano OA formali
- Progetti una tantum con piccole imprese in cui un accordo verbale o via email è sufficiente
- Quando fatturi a privati (consumatori) piuttosto che ad aziende
Quando gli OA sono importanti
- Clienti aziendali o enterprise con approvvigionamento formale e reparti contabilità fornitori
- Contratti governativi — gli OA sono quasi sempre richiesti dagli acquirenti del settore pubblico
- Qualsiasi cliente che ti chiede di includere un numero OA sulla tua fattura
Domande frequenti
Ho bisogno di un ordine di acquisto per fatturare qualcuno?
No. La maggior parte dei freelance e delle piccole imprese fattura senza un OA. Gli OA vengono utilizzati principalmente dalle aziende più grandi con processi di approvvigionamento formali. Se un cliente ti fornisce un numero OA, fai semplicemente riferimento ad esso sulla tua fattura.
Cosa devo mettere su una fattura quando un cliente ha un OA?
Includi il numero OA in modo prominente sulla tua fattura, di solito vicino al numero di fattura o in un campo dedicato "Numero OA". Questo garantisce che il team contabilità fornitori del cliente possa abbinare la tua fattura ai loro registri ed elaborarla senza ritardi.
Un ordine di acquisto è un contratto?
Un OA diventa un contratto vincolante quando il venditore lo accetta. Specifica il prezzo concordato, la quantità e i termini di consegna. Trattalo con serietà — deviare dall'ambito concordato senza un ordine di modifica può creare controversie.
Qual è la differenza tra un OA e un preventivo?
Un preventivo proviene dal venditore che mostra cosa addebiterà. Un OA proviene dall'acquirente che conferma di voler procedere a quel prezzo. Preventivo → OA → Fattura è il ciclo B2B completo per gli acquisti formali.
Posso creare un ordine di acquisto in Zap Bill?
Zap Bill si concentra sulla fatturazione e sui preventivi per il lato venditore. Se hai bisogno di emettere OA come acquirente, un semplice modello nel tuo elaboratore di testi funziona bene per la maggior parte delle piccole imprese. Per la fatturazione, Zap Bill gestisce tutto ciò di cui hai bisogno.
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