Bestellung vs Rechnung Zwei wesentliche Dokumente im B2B-Zahlungszyklus – hier erfahren Sie, was jedes davon bewirkt
Schnelle Definitionen
Bestellung (PO)
Ein Dokument, das BUYER sendet an den/die SELLER um einen Kauf zu autorisieren. Es kommt before die Arbeit beginnt.
Erstellt von: Buyer
Ausgestellt: Vor Arbeitsbeginn
Invoice
Ein Dokument, das SELLER sendet an den/die BUYER um eine Zahlung anzufordern. Es kommt after die Arbeit erledigt ist.
Erstellt von: Seller
Ausgestellt: Nach Abschluss der Arbeit
Der B2B-Zahlungsablauf
Käufer sendet Bestellung
Autorisiert den Kauf
Verkäufer bestätigt
Bestätigt die Bestellung
Verkäufer liefert
Gelieferte Waren oder Dienstleistungen
Verkäufer sendet Rechnung
Verweist auf die Bestellnummer
Käufer zahlt
Zahlung beglichen
Wesentliche Unterschiede
| Bestellung | Invoice | |
|---|---|---|
| Wer erstellt es | Der Käufer | Der Verkäufer |
| Wann wird es ausgestellt | Vor Arbeitsbeginn | Nach Abschluss der Arbeit |
| Purpose | Einen Kauf autorisieren | Zahlung anfordern |
| Contains | Beschreibung, Menge, vereinbarter Preis, Lieferbedingungen | Aufgeschlüsselte Kosten, Steuern, Gesamtbetrag, Zahlungsbedingungen |
| Rechtlich bindend? | Ja, sobald der Verkäufer annimmt | Ja – schafft Zahlungsverpflichtung |
Wann Sie keine Bestellung benötigen
- Die meisten Freelance- oder Konsumentenarbeiten – Einzelpersonen und Kleinunternehmen verwenden selten formelle Bestellungen
- Einmalige Projekte mit Kleinunternehmen, bei denen eine mündliche oder E-Mail-Vereinbarung ausreicht
- Wenn Sie Einzelpersonen (Verbraucher) statt Unternehmen in Rechnung stellen
Wann Bestellungen wichtig sind
- Unternehmens- oder Großkunden mit formellen Beschaffungs- und Kreditorenbuchhaltungsabteilungen
- Staatsaufträge – Bestellungen werden von öffentlichen Auftraggebern fast immer verlangt
- Jeder Kunde, der Sie bittet, eine Bestellnummer auf Ihrer Rechnung anzugeben
Häufig gestellte Fragen
Benötige ich eine Bestellung, um jemanden in Rechnung zu stellen?
Nein. Die meisten Freelancer und Kleinunternehmen stellen Rechnungen ohne Bestellung aus. Bestellungen werden hauptsächlich von größeren Unternehmen mit formellen Beschaffungsprozessen verwendet. Wenn ein Kunde Ihnen eine Bestellnummer gibt, geben Sie diese einfach auf Ihrer Rechnung an.
Was sollte ich auf eine Rechnung schreiben, wenn ein Kunde eine Bestellung hat?
Geben Sie die Bestellnummer prominent auf Ihrer Rechnung an, normalerweise nahe der Rechnungsnummer oder in einem dedizierten „Bestellnummer"-Feld. Dadurch kann das Kreditorenteam des Kunden Ihre Rechnung mit seinen Unterlagen abgleichen und sie ohne Verzögerung verarbeiten.
Ist eine Bestellung ein Vertrag?
Eine Bestellung wird zu einem bindenden Vertrag, wenn der Verkäufer sie annimmt. Sie spezifiziert den vereinbarten Preis, die Menge und die Lieferbedingungen. Nehmen Sie sie ernst – das Abweichen vom vereinbarten Umfang ohne Änderungsauftrag kann Streitigkeiten verursachen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Bestellung und einem Angebot?
Ein Angebot kommt vom Verkäufer und zeigt, was berechnet wird. Eine Bestellung kommt vom Käufer und bestätigt, dass er zu diesem Preis vorgehen möchte. Angebot → Bestellung → Rechnung ist der vollständige B2B-Zyklus für formelle Beschaffung.
Kann ich eine Bestellung in Zap Bill erstellen?
Zap Bill konzentriert sich auf Rechnungsstellung und Angebotserstellung für die Verkäuferseite. Wenn Sie als Käufer Bestellungen ausstellen müssen, funktioniert eine einfache Vorlage in Ihrem Textverarbeitungsprogramm für die meisten Kleinunternehmen gut. Für die Rechnungsstellung erledigt Zap Bill alles, was Sie benötigen.
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