Système d'exploitation de facturation d'agence
Créez des factures personnalisées pour les retenues, la livraison de projets, les dépenses médias et les majorations de production sans toucher à un tableur. Zap Bill garde chaque état prêt pour le client.
Les agences jonglent avec plusieurs clients, projets qui se chevauchent et modèles de facturation qui s'adaptent rarement à un seul modèle - honoraires, jalons de projet, coûts médiatiques et majorations de production. Zap Bill vous permet de lister chaque élément comme sa propre ligne sur une facture propre et personnalisée.
Pourquoi les agences changent
Les agences jonglent avec plusieurs modèles de facturation à la fois. Avec Zap Bill, vous établissez chacun d'eux sur sa propre ligne, réutilisez des éléments enregistrés pour les services que vous facturez souvent, et ajoutez un numéro de bon de commande pour que les clients puissent faire correspondre chaque charge.
Étiquetez chaque bloc avec des dates de livraison, des résumés de sprints et les personnes impliquées dans le travail.
Afficher vos coordonnées bancaires et les conditions de paiement sur la facture. Des frais de retard sont disponibles sur le plan Illimité.
Structure typique de facture
Résumé exécutif
Cadrez les objectifs de la campagne, les KPI réalisés et la période de facturation.
Groupes de services
Stratégie, création, médias, développement, analytics—chacun avec des heures, des tarifs ou des frais fixes.
Coûts répercutés et majorations
Listez les dépenses publicitaires et les coûts de production sur leurs propres lignes, et affichez toute majoration comme une ligne séparée.
Logistique de paiement
Dates d'échéance des factures, calendriers des dépôts, contacts d'approvisionnement et références légales.
Suivez les factures payées, envoyées, en retard et en brouillon pour chaque client et campagne, rien ne glisse entre les cycles de facturation ou les renouvellements de contrats.
Chaque fonctionnalité ci-dessous est marquée par le plan qui l'inclut, afin que vous puissiez voir ce qu'un compte gratuit couvre et ce qui nécessite un plan Illimité.
Enregistrez chaque client une fois et réutilisez ses détails sur chaque facture. Compte gratuit.
Conservez vos services et tarifs standard dans un catalogue et ajoutez-les à une facture depuis là. Compte gratuit.
Définissez un taux de taxe différent sur chaque ligne, afin qu'une retenue taxable et un coût de passage puissent partager une seule facture. Compte gratuit.
Ajoutez le numéro de commande du client, vos conditions de paiement et vos coordonnées bancaires à la facture.
Configurez des factures récurrentes pour les retenues mensuelles. Plan Illimité.
Envoyez des rappels de paiement et ajoutez des frais de retard aux factures en retard. Plan Illimité.
Suivez les heures facturables dans Zap Bill. Plan Illimité.
Ajoutez des membres d'équipe et connectez d'autres outils via l'API. Plan Illimité.
Facturez la retenue le même jour chaque mois et nommez la période qu'elle couvre, par exemple "Retenue, Novembre 2026". Gardez une ligne pour les frais de base et des lignes séparées pour tout ce qui sort du cadre convenu, afin qu'un client qui interroge le total puisse voir quelle partie est supplémentaire.
Liez chaque facture à un livrable que le client a déjà accepté, tel que "Concept approuvé" ou "Site en ligne". Si vous demandez un acompte au départ, montrez-le comme une facture distincte et faîtes-y référence sur la facture finale afin que le client puisse voir ce qui a déjà été payé.
Énumérez les dépenses médias et les coûts de fournisseur à coût sur leurs propres lignes, en nommant le fournisseur ou la plateforme. Si vous facturez une majoration ou des frais de gestion, ajoutez-les comme une ligne séparée plutôt que de les incorporer dans le coût, et convenez-en par écrit avant le début des dépenses. Mettez le numéro de commande du client sur la facture afin que son équipe financière puisse le faire correspondre.
Indiquez la date d'échéance et les méthodes de paiement acceptées sur chaque facture. Les plus grands clients acceptent souvent des conditions plus longues, alors écrivez les conditions convenues, par exemple Net 30, sur la facture elle-même plutôt que de vous fier au contrat.
Cohérence de la marque
Commencez à partir de mises en page soignées, ajustez les couleurs d'accent et insérez votre logo pour chaque présentation client.
Clean, contemporary design perfect for tech companies and modern businesses.
Idéal pour
Bold and colorful design perfect for creative agencies and freelancers.
Idéal pour
Modern tech-focused design with gradients and contemporary elements.
Idéal pour
FAQ d'agence
Enregistrez vos clients et les services pour lesquels vous facturez souvent, puis démarrez chaque facture à partir de ces détails au lieu de les retaper. Les PDFs portent votre logo et vos couleurs. Les clients et les articles sauvegardés sont disponibles avec un compte gratuit.
Oui. Mettez les frais de retenue, les coûts de production et les dépenses publicitaires sur des lignes séparées, donnez à chaque ligne son propre taux de taxe, et ajoutez le numéro de commande du client afin que son équipe financière puisse correspondre à chaque charge. Zap Bill ne calcule pas les majorations pour vous, donc entrez toute majoration comme sa propre ligne.
Chaque compte prend en charge les enregistrements clients partagés, les articles sauvegardés et une image de signature. Le plan Illimité ajoute des membres d'équipe et un accès API. Zap Bill n'a pas d'étape d'approbation avant l'envoi d'une facture, donc la validation se fait en dehors de la facture.
Prochaine étape
Créez votre première facture maintenant. Invitez les responsables de compte et les membres de l'équipe financière une fois que vous êtes prêt à standardiser chaque transfert client.
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