एजेंसी बिलिंग OS
रीटेनर, प्रोजेक्ट डिलीवरी, मीडिया खर्च, और उत्पादन मार्कअप के लिए ब्रांडेड चालान बनाएं बिना स्प्रेडशीट को छुए। Zap Bill हर विवरण को क्लाइंट के लिए तैयार रखता है।
एजेंसियां कई ग्राहकों, ओवरलैपिंग प्रोजेक्ट्स और बिलिंग मॉडलों का संतुलन साधती हैं जो शायद ही एक टेम्पलेट में फिट होते हैं - रिटेनर्स, प्रोजेक्ट माइलस्टोन, मीडिया पास-थ्रू और प्रोडक्शन मार्कअप। Zap Bill आपको हर एक को एक साफ, ब्रांडेड चालान पर अपनी अपनी लाइन के रूप में सूचीबद्ध करने की अनुमति देता है।
एजेंसियाँ क्यों स्विच करती हैं
एजेंसियां एक समय में कई बिलिंग मॉडलों का संतुलन साधती हैं। Zap Bill के साथ, आप हर एक को अपनी खुद की लाइन आइटम के रूप में सेट करते हैं, बार-बार प्रदान की गई सेवाओं के लिए सहेजे गए आइटम दोबारा इस्तेमाल करें, और ऐसा PO नंबर जोड़ें जिससे ग्राहक हर चार्ज को मेल कर सकें।
प्रत्येक ब्लॉक को वितरण तिथियों, स्प्रिंट सारांश, और जो काम किया है उस व्यक्ति के साथ लेबल करें।
चालान पर अपने बैंक विवरण और भुगतान की शर्तें दिखाएं। लेट फीस अनलिमिटेड योजना पर उपलब्ध हैं।
सामान्य चालान संरचना
कार्यकारी सारांश
अभियान लक्ष्यों, KPI हिट और बिलिंग विंडो को फ्रेम करें।
सेवा समूह
रणनीति, रचनात्मकता, मीडिया, विकास, विश्लेषण — प्रत्येक में घंटे, दरें, या निर्धारित शुल्क।
पास-थ्रू और मार्कअप
प्रत्येक अलग लाइन पर विज्ञापन खर्च और उत्पादन लागत सूचीबद्ध करें, और किसी भी मार्कअप को एक अलग लाइन के रूप में दिखाएं।
भुगतान लॉजिस्टिक्स
चालान की नियत तिथियाँ, जमा कार्यक्रम, खरीद संपर्क, और कानूनी संदर्भ।
हर क्लाइंट और कैंपेन में भुगतान की गई, भेजी गई, देय और ड्राफ्ट इनवॉइस को ट्रैक करें, ताकि बिलिंग साइकल या रिटेनर नवीनीकरण के बीच कुछ छूट न जाए।
नीचे प्रत्येक सुविधा के साथ योजना को चिह्नित किया गया है, ताकि आप देख सकें कि एक मुफ्त खाता क्या कवर करता है और क्या अनलिमिटेड की आवश्यकता है।
प्रत्येक ग्राहक को एक बार सहेजें और उनके विवरण का पुनः उपयोग करें। मुफ्त खाता।
अपने मानक सेवाओं और दरों को एक कैटलॉग में रखें और वहां से एक चालान में जोड़ें। मुफ्त खाता।
प्रत्येक लाइन पर एक अलग कर दर सेट करें, ताकि एक कर योग्य रिटेनर और एक पास-थ्रू लागत एक चालान साझा कर सकें। मुफ्त खाता।
चालान में ग्राहक का पीओ नंबर, आपकी भुगतान शर्तें और आपके बैंक विवरण जोड़ें।
मासिक रिटेनर्स के लिए पुनरावर्ती चालान सेट करें। असीमित योजना।
भुगतान के लिए याद दिलाएं और संभावित चालानों में देर से शुल्क जोड़ें। असीमित योजना।
Zap Bill के अंदर बिल योग्य घंटों को ट्रैक करें। असीमित योजना।
टीम के सदस्यों को जोड़ें और एपीआई के माध्यम से अन्य उपकरणों को जोड़ें। असीमित योजना।
हर महीने उसी दिन रिटेनर के लिए चालान बनाएं और जिस अवधि को यह कवर करता है उसका नाम दें, जैसे "रिटेनर, नवंबर 2026"। मूल शुल्क के लिए एक लाइन रखें और सहमति की गई दायरे के बाहर की किसी भी चीज़ के लिए अलग लाइनें रखें, ताकि कोई ग्राहक जो कुल पूछता है देख सके कि कौन सा हिस्सा अतिरिक्त है।
प्रत्येक चालान को एक डिलिवरेबल से जोड़ें जिसे ग्राहक ने पहले ही सहमति दी है, जैसे "कॉन्सेप्ट अनुमोदित" या "साइट लाइव"। यदि आप अग्रिम में एक जमा लेते हैं, तो इसे अपने खुद के चालान के रूप में दिखाएं और अंतिम चालान में इसका उल्लेख करें ताकि ग्राहक देख सके कि क्या पहले से ही भुगतान किया गया है।
मीडिया खर्च और विक्रेता लागत को उनकी स्वयं की लाइनों में लागत पर सूचीबद्ध करें, विक्रेता या प्लेटफ़ॉर्म का नाम दें। यदि आप एक मार्जिन या हैंडलिंग शुल्क लेते हैं, तो इसे अलग लाइन के रूप में जोड़ें बजाय इसे लागत में शामिल करने के, और खर्च शुरू होने से पहले इसे लिखित में सहमति करें। ग्राहक का पीओ नंबर चालान पर रखें ताकि उनकी वित्तीय टीम इसे मिला सके।
हर चालान पर देय तिथि और स्वीकृत भुगतान विधियों का उल्लेख करें। बड़े ग्राहक अक्सर लंबे समय तक सहमत होते हैं, इसलिए चालान पर सहमत शर्तें लिखें, जैसे Net 30, अनुबंध पर भरोसा करने के बजाय।
ब्रांड की स्थिरता
पॉलिश किए गए लेआउट से शुरुआत करें, एक्सेंट रंगों को समायोजित करें, और प्रत्येक ग्राहक प्रस्तुति के लिए अपना लोगो डालें।
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एजेंसी FAQ
अपने क्लाइंट्स और अक्सर बिल किए जाने वाली सेवाओं को सहेजें, फिर हर चालान को उन विवरणों से शुरू करें, न कि उन्हें फिर से टाइप करके। PDFs आपके लोगो और रंग ले जाते हैं। सहेजे गए क्लाइंट्स और आइटम मुफ्त खाते के साथ आते हैं।
हाँ। रिटेनर फ़ीस, उत्पादन लागत और विज्ञापन खर्च को अलग लाइन आइटम पर रखें, हर लाइन को अपनी टैक्स दर दें, और क्लाइंट का PO नंबर जोड़ें ताकि उनकी वित्तीय टीम हर चार्ज को मेल कर सके। Zap Bill आपके लिए मार्कअप की गणना नहीं करता है, इसलिए किसी भी मार्कअप को अपनी खुद की लाइन के रूप में दर्ज करें।
हर खाता साझा क्लाइंट रिकॉर्ड, सहेजे गए आइटम और एक हस्ताक्षर छवि का समर्थन करता है। अनलिमिटेड योजना टीम के सदस्यों और API पहुंच को जोड़ती है। Zap Bill में किसी चालान को भेजने से पहले कोई स्वीकृति चरण नहीं है, इसलिए स्वीकृति चालान के बाहर होती है।
अगला कदम
अब अपना पहला चालान बनाएं। एक बार जब आप प्रत्येक ग्राहक हस्तांतरण को मानकीकरण करने के लिए तैयार हों, तो खाता प्रबंधकों और वित्त टीम के सदस्यों को आमंत्रित करें।
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