Wie Sie Ihr Team einladen
Laden Sie Kollegen in Ihren Arbeitsbereich ein, damit Sie alle mit denselben Rechnungen, Kunden und Unternehmensdaten arbeiten – ein Unternehmensprofil, eine Rechnungsnummerierungsfolge, ein Abonnement. Sitze werden gekauft, bevor sie belegt werden, sodass Sie immer wissen, was ein Team kostet, bevor Sie eines aufbauen.
Erfahren Sie, wie Sie Plätze kaufen, Kollegen in Ihren Zap Bill-Arbeitsbereich einladen, ihre Rolle auswählen und verwalten, wer Zugriff hat.
Laden Sie Kollegen in Ihren Arbeitsbereich ein, damit Sie alle mit denselben Rechnungen, Kunden und Unternehmensdaten arbeiten – ein Unternehmensprofil, eine Rechnungsnummerierungsfolge, ein Abonnement. Sitze werden gekauft, bevor sie belegt werden, sodass Sie immer wissen, was ein Team kostet, bevor Sie eines aufbauen.
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1
Team öffnen
Gehen Sie zum Kontomenü und wählen Sie Team. Jeder im Arbeitsbereich kann sehen, wer darin ist, aber nur der Eigentümer kann Sitze kaufen, Personen einladen oder deren Rollen ändern.
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2
Kaufen Sie die benötigten Sitze
Ihr Plan umfasst einen Sitz, nämlich Sie. Legen Sie fest, wie viele zusätzliche Sitze Sie möchten, und aktualisieren Sie – Sie werden sofort dafür berechnet, anteilig für den Rest Ihres Abrechnungszeitraums. Sie benötigen einen kostenpflichtigen Plan, um Sitze zu kaufen, daher ist dies während einer Testphase nicht verfügbar.
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3
Laden Sie jemanden in einen Sitz ein
Geben Sie ihre E-Mail-Adresse ein und wählen Sie eine Rolle aus. Ein Mitglied kann Rechnungen, Angebote und Kunden erstellen und bearbeiten; ein Betrachter kann alles ansehen und nichts ändern. Sie erhalten einen Link, der nur für diese Adresse funktioniert, sodass er nicht an jemand anderen weitergeleitet werden kann.
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4
Sie akzeptieren
Der Link funktioniert, unabhängig davon, ob sie bereits ein Zap Bill-Konto haben oder nicht. Wenn sie sich darüber anmelden, treten sie Ihrem Arbeitsbereich bei, anstatt einen eigenen zu starten. Es entstehen keine zusätzlichen Kosten, wenn sie akzeptieren – der Sitz wurde bereits beim Kauf bezahlt.
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5
Verwalten Sie Sitze und Zugriffe
Ändern Sie jemandes Rolle, widerrufen Sie eine Einladung, die noch nicht angenommen wurde, oder entfernen Sie ein Mitglied. Das Entfernen einer Person behält alles, was sie erstellt hat – nur ihr Zugriff entfällt. Ihr Sitz bleibt Ihr Eigentum, bis Sie sich entscheiden, ihn freizugeben, und das Freigeben eines Sitzes reduziert Ihre nächste Rechnung, anstatt Ihnen eine Rückerstattung zu gewähren.
Tipps
- Eine ausstehende Einladung hält ihren Sitz, bis sie angenommen oder widerrufen wird. Deshalb verwendet das Senden einer Einladung sofort einen Sitz, und deshalb wird durch das Widerrufen einer Einladung dieser wieder freigegeben.
- Einladungen verfallen nach sieben Tagen. Das erneute Senden einer Einladung erstellt einen neuen Link, und der alte Link funktioniert sofort nicht mehr – es kostet keinen weiteren Sitz, da die Einladung den bereits vorhandenen Sitz behält.
- Geben Sie einem Buchhalter oder Finanzbuchhalter die Viewer-Rolle – sie können alles sehen, was sie benötigen, ohne Ihre Rechnungen ändern zu können.